सलाहकारों के लिए कार्य विवरण का मुफ़्त टेम्पलेट

तय शुल्क वाले मूल्य निर्धारण प्रोजेक्ट का छठा सप्ताह चल रहा है। गुरुवार दोपहर ग्राहक का प्रायोजक ईमेल करता है: “क्या आप स्पेन के स्टोर भी शामिल कर सकते हैं? मुझे लगा था कि वे समीक्षा का हिस्सा हैं।” आप हस्ताक्षरित कार्य विवरण खोलते हैं, जिसे महीनों पहले एक सामान्य कार्य विवरण टेम्पलेट से ढालकर तैयार किया गया था। उसमें “खुदरा व्यवसाय के लिए मूल्य निर्धारण विश्लेषण” लिखा है, तीन कार्यशालाओं और एक अंतिम रिपोर्ट का उल्लेख है, और बस। न देशों की सूची है, न स्वीकृति मानदंड, न यह कि जब कोई ऐसे काम की माँग करे जिसका शुल्क तय ही नहीं किया गया, तो क्या होगा।

अब आपको दो सप्ताह बिना भुगतान काम करने और एक ऐसे वाक्य पर बहस करने के बीच चुनना है जिसे किसी ने ध्यान से लिखा ही नहीं था। नीचे एक मुफ़्त परामर्श कार्य विवरण टेम्पलेट है जो इन कमियों को दूर करता है (PDF में तीन A4 पृष्ठ, और हर अनुभाग कॉपी करने के लिए नीचे भी लिखा गया है)। इसके बाद बताया गया है कि प्रोजेक्ट शुरू होने पर हस्ताक्षरित SOW को कैसे उपयोगी बनाए रखें।

परामर्श कार्य विवरण में क्या तय होना चाहिए

PMI की PM Network में 1998 का एक लेख कार्य विवरण को अनुबंध के तहत प्रदान की जाने वाली चीज़ों का वर्णन बताता है। इसमें यह भी शामिल है कि उन्हें प्रदान करने के लिए सेवा प्रदाता को ग्राहक से क्या चाहिए। लेख इसके लिए एक उद्देश्य तय करता है: काम कब पूरा हुआ और भुगतान कब उचित है, इसका वस्तुनिष्ठ माप [1]।

PMI की 2021 Pulse of the Profession में उत्तरदाताओं ने बताया कि पिछले 12 महीनों में उनके संगठनों द्वारा पूरे किए गए 34% प्रोजेक्ट में दायरा अनियंत्रित रूप से बढ़ा। सर्वेक्षण में विश्लेषित हर उद्योग में इससे बचना प्रोजेक्ट की सफलता के तीन प्रमुख कारकों में शामिल था [2]।

मैंने जिन मुफ़्त टेम्पलेट की समीक्षा की, उनमें से अधिकतर सिर्फ़ शीर्षक देते हैं। वे शायद ही उन तीन जगहों के लिए उपयुक्त शब्दावली देते हैं जहाँ परामर्श प्रोजेक्ट में पैसे का नुकसान होता है: जाँचे जा सकने वाले स्वीकृति मानदंड, तारीखों सहित ग्राहक पर निर्भरताएँ, और अतिरिक्त काम माँगे जाने पर क्या होगा।

SOW एक प्रोजेक्ट को कवर करता है: क्या, कब और कितने शुल्क में। दायित्व, काम का स्वामित्व और गोपनीयता उस परामर्श समझौते में होने चाहिए जिसके अंतर्गत SOW आता है। उस समझौते पर हर ग्राहक के लिए एक बार हस्ताक्षर किए जाते हैं, ताकि हर नए प्रोजेक्ट के लिए केवल तीन पृष्ठों का SOW चाहिए।

परामर्श कार्य विवरण टेम्पलेट (मुफ़्त डाउनलोड)

टेम्पलेट डाउनलोड करें (PDF, 3 पृष्ठ)। इसे प्रिंट करें या नीचे की शब्दावली कॉपी करें; भरने की जगहें [वर्गाकार कोष्ठकों] में हैं।

यह टेम्पलेट एक शुरुआती आधार है, कानूनी सलाह नहीं। हस्ताक्षरित SOW ग्राहक के साथ आपके अनुबंध का हिस्सा होता है, इसलिए इस्तेमाल से पहले अपने क्षेत्राधिकार के वकील से इसकी समीक्षा कराएँ।

01 पक्ष और प्राथमिकता

शीर्ष भाग के फ़ील्ड: दोनों पक्षों के कानूनी नाम, पते और कंपनी पंजीकरण नंबर, ग्राहक का प्रायोजक और परामर्श कार्य का प्रमुख, प्रोजेक्ट की अवधि, संस्करण और SOW संदर्भ। इसके बाद:

यह कार्य विवरण (SOW) [प्रोजेक्ट का नाम] के लिए सेवाओं, डिलिवरेबल, समय-सारणी और शुल्क का वर्णन करता है। यह पक्षों के बीच [तारीख] को हुए [परामर्श समझौते] (समझौता) के अंतर्गत जारी किया गया है, जिसकी शर्तें इस पर लागू होती हैं। यदि इस SOW और समझौते में विरोध हो, तो समझौता प्रभावी होगा, जब तक यह SOW उस खंड का नाम न बताए जिसे यह बदलता है।

02 और 03 उद्देश्य और दायरा

पृष्ठभूमि ग्राहक के शब्दों में लिखें, एक उद्देश्य बताएँ (उदाहरण के लिए, 2027 की उत्पाद शृंखला के लिए स्वीकृत सूची मूल्य) और सफलता का वह माप लिखें जिसे दोनों पक्ष जाँचेंगे। फिर:

• दायरे में शामिल: [अधिकतम 8 बिक्री और वित्त प्रबंधकों के साक्षात्कार]; [ग्राहक द्वारा उपलब्ध कराए गए 24 महीनों के लेनदेन डेटा का विश्लेषण]; [संचालन समिति के साथ दो कार्यशालाएँ]।
• दायरे से बाहर: [ERP प्रणाली में नए मूल्य लागू करना]; [ऊपर नामित न किए गए देश या व्यावसायिक इकाइयाँ]; [बिक्री टीमों को प्रशिक्षण देना]।

जो कुछ दायरे में शामिल के रूप में सूचीबद्ध नहीं है, वह दायरे से बाहर है और उसके लिए स्वीकृत बदलाव अनुरोध आवश्यक है (अनुभाग 09)।

04 डिलिवरेबल और स्वीकृति मानदंड

हर मानदंड की कसौटी: क्या काम न करने वाला कोई व्यक्ति भी इसे जाँच सकता है? “ग्राहक द्वारा स्वीकृत रिपोर्ट” इस कसौटी पर विफल है। “दायरे में शामिल 3 व्यावसायिक इकाइयों को कवर करता है” सफल है।

05 माइलस्टोन और भुगतान

फिर VAT के बिना कुल शुल्क, शुल्क का प्रकार (तय, या तय अधिकतम राशि तक समय और सामग्री के आधार पर), यह कि हर माइलस्टोन के डिलिवरेबल स्वीकृत होने पर उसका चालान जारी होगा, भुगतान अवधि (चालान मिलने से [30] दिन) और खर्चों के निपटान का तरीका बताएँ।

06 और 07 ग्राहक पर निर्भरताएँ और धारणाएँ

ग्राहक: डिलिवरेबल स्वीकार करने का अधिकार रखने वाला प्रायोजक नियुक्त करेगा; [तारीख] तक [डेटा, दस्तावेज़ और प्रणाली तक पहुँच] उपलब्ध कराएगा; [भूमिकाओं] को [60] मिनट के अधिकतम [8] साक्षात्कारों के लिए उपलब्ध कराएगा; और [3] कार्यदिवसों के भीतर प्रश्नों का उत्तर देगा तथा मसौदों की समीक्षा करेगा। यदि किसी निर्भरता में देरी होती है, तो उस पर निर्भर हर तारीख उतने ही दिन आगे बढ़ेगी। [10] कार्यदिवसों से अधिक की देरी को बदलाव अनुरोध के रूप में लिया जाएगा।

धारणाएँ भी इसी ढंग से लिखी जाती हैं और अंत में यह जोड़ें: “यदि कोई धारणा गलत साबित होती है, तो कोई भी पक्ष बदलाव अनुरोध कर सकता है।”

08 और 09 स्वीकृति और बदलाव नियंत्रण

सलाहकार हर डिलिवरेबल के साथ उसके स्वीकृति मानदंड सूचीबद्ध करने वाला नोट प्रस्तुत करता है। [10] कार्यदिवसों के भीतर ग्राहक इसे लिखित रूप में स्वीकार करता है या उन मानदंडों को कारण सहित सूचीबद्ध करता है जिन्हें यह पूरा नहीं करता। सलाहकार उन बिंदुओं को सुधारकर [5] कार्यदिवसों के भीतर दोबारा प्रस्तुत करता है; इसके बाद ग्राहक केवल सुधारे गए बिंदुओं की समीक्षा करता है। डिलिवरेबल तब स्वीकृत माना जाता है जब ग्राहक इसकी पुष्टि करता है, अपने व्यवसाय में इसका उपयोग करता है, या समीक्षा अवधि के भीतर उत्तर नहीं देता।

कोई भी पक्ष लिखित रूप में बदलाव का अनुरोध कर सकता है। [5] कार्यदिवसों के भीतर सलाहकार दायरे, तारीखों और शुल्क पर उसके प्रभाव के साथ उत्तर देता है। बदलाव पर काम तभी शुरू होगा जब दोनों पक्ष उसे लिखित रूप में मंज़ूर कर दें; स्वीकृत बदलाव इस SOW का हिस्सा बन जाते हैं।

बदलाव अनुरोध फ़ॉर्म और बदलाव रजिस्टर का परिशिष्ट दर्ज करते हैं कि क्या और कब स्वीकृत हुआ।

10 से 12 संचालन व्यवस्था, लोग और हस्ताक्षर

साप्ताहिक स्थिति अपडेट, हर [4] सप्ताह में संचालन समिति की बैठक, ग्राहक का साझा कार्यक्षेत्र, मामले को उच्च स्तर पर ले जाने की प्रक्रिया, प्रमुख लोग और हस्ताक्षर के स्थान।

इसे भरने के चार नियम

1. परिणाम बताएँ, घंटे नहीं। अमेरिका के संघीय खरीद नियम एजेंसियों से कहते हैं कि काम का वर्णन तरीकों या घंटों के बजाय आवश्यक परिणामों के आधार पर करें, जिन्हें मानकों के अनुसार मापा जाए [3]। यही अनुशासन तय शुल्क पर काम करने वाले सलाहकार की मदद करता है: ग्राहक ऐसा मॉडल खरीदता है जो पिछले वर्ष के राजस्व को 2% की सीमा के भीतर पुनः प्रस्तुत करे, न कि “40 घंटे का विश्लेषण”।
2. हर निर्भरता की तारीख तय करें। “डेटा तक समय पर पहुँच” किसी की सुरक्षा नहीं करता। “15 नवंबर तक डेटा, देरी होने पर तारीखें उतने ही दिन आगे बढ़ेंगी” दोनों पक्षों की सुरक्षा करता है।
3. स्वीकृति की प्रक्रिया छोटी और निर्णायक रखें। EU के विलंबित भुगतान निर्देश के तहत, सेवाएँ मिलने से स्वीकृति या सत्यापन की अवधि 30 कैलेंडर दिनों से अधिक नहीं होनी चाहिए, जब तक इस पर स्पष्ट सहमति न हो और यह आपूर्तिकर्ता के प्रति अत्यधिक अनुचित न हो [4]। दस कार्यदिवस और उसके बाद स्वतः स्वीकृति इस सीमा के काफ़ी भीतर रहते हैं।
4. संभावित अतिरिक्त काम स्पष्ट करें। यदि आप अगली माँग का अनुमान लगा सकते हैं (दूसरा देश, कार्यान्वयन, प्रशिक्षण), तो उसे अभी दायरे से बाहर सूचीबद्ध करें। जब ईमेल आएगा, बदलाव अनुरोध का आधा काम पहले ही हो चुका होगा।

हस्ताक्षर के बाद: GoCons में SOW को अमल में लाएँ

मेरे अपने परामर्श कार्य में हस्ताक्षरित SOW साझा फ़ोल्डर में पड़ा रहता था, जबकि योजना स्प्रेडशीट में होती थी। चौथे सप्ताह तक कोई PDF नहीं खोलता था, और ठीक तभी दायरे से जुड़े सवाल शुरू होते हैं। अपने प्रोजेक्ट के लिए GoCons बनाने से मैंने सीखा कि SOW को उसी संरचना में बदलना होगा जिसमें टीम काम करती है।

GoCons में SOW उपयुक्त प्रकार का अनुबंध बन जाता है, आम तौर पर सेवा प्रोजेक्ट (तय शुल्क, हर माइलस्टोन पर या एक बार बिलिंग) या समय और सामग्री। ये नौ अनुबंध प्रकारों में से दो हैं, जिनमें उसकी तारीखें, शुल्क, भुगतान अवधि और मुद्रा शामिल होती हैं।

अनुभाग 05 का हर माइलस्टोन GoCons में एक माइलस्टोन बनता है, जिसकी अंतिम तारीख अनुबंध की तारीखों के भीतर होती है। पहले इसकी स्थिति लंबित, फिर अंतिम सात दिनों में समय निकट, और अंतिम तारीख बीतने पर अतिदेय दिखाई देती है, जब तक आप इसे पूर्ण चिह्नित न कर दें। पूर्ण होने की तारीख सुरक्षित रहती है।

अनुभाग 03 की गतिविधियाँ कार्य बन जाती हैं, जिनमें ज़िम्मेदार व्यक्ति, अनुमानित घंटे और अंतिम तारीख होती है। घंटे कार्य पर दर्ज किए जाते हैं (कोई अंतर्निर्मित टाइमर या टाइमशीट नहीं है), और हर कार्य समय पर, जोखिम में या अतिदेय स्थिति दिखाता है। हस्ताक्षरित SOW अनुबंध के दस्तावेज़ में रखा जाता है।

भुगतान अनुभाग 05 के अनुसार होता है: बिलिंग समय-सारणी में हर माइलस्टोन के लिए एक पंक्ति होती है, जिसकी स्थिति निर्धारित, जारी, अतिदेय या भुगतान किया गया होती है। GoCons चालान जारी नहीं करता और न ही भुगतान लेता है; आप अपने चालान सॉफ़्टवेयर से जारी चालान संलग्न करते हैं, और GoCons हर पंक्ति की देय तारीख से पहले याद दिलाता है तथा अतिदेय होने पर चेतावनी देता है।

आपके ग्राहक को भी यही संरचना दिखाई देती है: प्रायोजक को आमंत्रित करें और उन्हें मुफ़्त लॉगिन मिलता है, जिससे वे “काम कहाँ तक पहुँचा?” का ईमेल भेजने के बजाय माइलस्टोन, कार्य, घंटे और दस्तावेज़ देख सकते हैं। ग्राहक पोर्टल हर प्लान में है (ग्राहक पोर्टल सॉफ़्टवेयर की तुलना देखें), और Claude भी GoCons MCP सर्वर के माध्यम से वही माइलस्टोन पढ़ सकता है, जैसा कि Claude MCP मार्गदर्शिका बताती है।

स्प्रेडशीट में वही तारीखें रखी जा सकती हैं, लेकिन वह अंतिम तारीख से पहले चेतावनी नहीं दे सकती, उन्हें ग्राहक को नहीं दिखा सकती, या यह दर्ज नहीं कर सकती कि अनुबंध की तारीख किसने बदली। GoCons स्थिति और तारीख के हर बदलाव को उपयोगकर्ता और समय सहित अनुबंध के इतिहास में दर्ज करता है।

सेटअप: स्पष्ट और ईमानदार जवाब

• क्या मुझे कार्यान्वयन प्रोजेक्ट की ज़रूरत है? नहीं। खाता बनाएँ, अनुबंध और उसके माइलस्टोन जोड़ें, और ग्राहक को आमंत्रित करें। मुफ़्त प्लान के लिए क्रेडिट कार्ड की ज़रूरत नहीं।
• क्या मेरे ग्राहक को भुगतान करना या कुछ इंस्टॉल करना होगा? नहीं। ग्राहक उपयोगकर्ता मुफ़्त और असीमित हैं, और पोर्टल ब्राउज़र में चलता है।
• क्या कीमत प्रति उपयोगकर्ता है? नहीं, प्रति परामर्श कंपनी है। लेख लिखे जाने के समय (अक्टूबर 2026), मुफ़्त प्लान EUR 0 में 2 टीम उपयोगकर्ताओं और 10 सक्रिय अनुबंधों के साथ है, और Silver VAT के बिना EUR 29 प्रति माह में 10 टीम उपयोगकर्ताओं और असीमित अनुबंधों के साथ है (वर्तमान कीमतें)।
• यदि मैं सेवा छोड़ दूँ तो? हर प्लान में व्यवस्थापक किसी भी समय परामर्श कंपनी का पूरा डेटा डाउनलोड कर सकता है: अनुबंध, ग्राहक और टीम सदस्य Excel फ़ाइलों के रूप में, साथ ही हर दस्तावेज़।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

कार्य विवरण और अनुबंध में क्या अंतर है?

SOW एक प्रोजेक्ट का वर्णन करता है: दायरा, डिलिवरेबल, समय-सारणी और शुल्क। परामर्श समझौते में वे कानूनी शर्तें होती हैं जो उस ग्राहक के साथ हर प्रोजेक्ट पर लागू होती हैं। अधिकतर परामर्श कंपनियाँ समझौते पर एक बार और हर प्रोजेक्ट के लिए अलग SOW पर हस्ताक्षर करती हैं।

कार्य विवरण किसे लिखना चाहिए?

आम तौर पर सलाहकार इसका मसौदा तैयार करता है और ग्राहक इसकी समीक्षा करता है। काम पूरा करने वाले लोगों को शामिल करें, केवल उसे बेचने वाले व्यक्ति को नहीं [1]।

स्वीकृति मानदंड कितने विस्तृत होने चाहिए?

इतने विस्तृत कि प्रोजेक्ट से बाहर का कोई व्यक्ति उन्हें जाँच सके: प्रारूप, पृष्ठ सीमा, शामिल इकाइयाँ, स्वीकार्य अंतर। आम तौर पर हर डिलिवरेबल के लिए एक से तीन मानदंड पर्याप्त होते हैं।

क्या कार्य विवरण कानूनी रूप से बाध्यकारी है?

अनुबंध के अंतर्गत हस्ताक्षर होने पर इसे आम तौर पर उस अनुबंध का हिस्सा माना जाता है, लेकिन इसे लागू कराना आपके क्षेत्राधिकार पर निर्भर करता है। इसलिए इस्तेमाल से पहले वकील को टेम्पलेट की समीक्षा करनी चाहिए।

अपने अगले SOW से शुरुआत करें

अगला कार्य विवरण जिस पर आप हस्ताक्षर करें, वह फ़ोल्डर में पड़ा PDF नहीं, बल्कि आपकी टीम और ग्राहक के काम करने की संरचना बन सकता है। अनुबंध, उसके माइलस्टोन और अपना ग्राहक जोड़ें: अपना मुफ़्त GoCons खाता बनाएँ।

संदर्भ

1. Project Management Institute (M. G. Martin, PM Network, 1998), “कार्य विवरण: सफल सेवा प्रोजेक्ट प्रदान करने की बुनियाद”, https://www.pmi.org/learning/library/statement-work-delivering-successful-service-projects-4761 (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।
2. Project Management Institute, “पेशे की नब्ज़ 2021: चुस्ती से आगे”, https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pmi_pulse_2021.pdf (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।
3. Acquisition.gov, “संघीय खरीद विनियम 37.602: प्रदर्शन-आधारित कार्य विवरण”, https://www.acquisition.gov/far/37.602 (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।
4. EUR-Lex, “वाणिज्यिक लेनदेन में विलंबित भुगतान से निपटने संबंधी निर्देश 2011/7/EU”, https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2011/7/oj (अक्टूबर 2026 में देखा गया)।

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